|
| | | | Проблемы современной экономики, N 2 (86), 2023 | | | | ЭКОНОМИКА, УПРАВЛЕНИЕ И УЧЕТ НА ПРЕДПРИЯТИИ | | | Агальцова Т. А.
старший преподаватель кафедры управления инновационной деятельностью
Нижегородского государственного технического университета им. Р.Е. Алексеева
Евсеева И. А.
доцент кафедры управления инновационной деятельностью
Нижегородского государственного технического университета им. Р.Е. Алексеева,
кандидат экономических наук
| |
| | | | | В статье дан анализ применения электронного документооборота при решении бизнес-задач. Информация и документ — два наиболее значимых ресурса, которые обеспечивают и сохраняют все коммуникационные связи. Современная реальность призывает к внедрению и применению цифровых систем. Применение высокоточных информационных технологий электронного документооборота в Российской Федерации непрерывно растёт и расширяется, поскольку такие системы отличаются значительными преимуществами от классического документооборота и обеспечивают ряд достоинств. Электронно-цифровой документооборот позволяет решить много различных бизнес-задач и регламентируется рядом закреплённых нормативно-правовых документов. | | Ключевые слова: электронный документооборот, электронный документ, информация, цифровые системы, цифровые технологии, классический документооборот, бизнес-процессы | | УДК 338.3; ББК 65.291 Стр: 76 - 78 |
Основным ресурсом управления во все времена, безусловно, является информация. При этом современные условия и плотное внедрение в нашу жизнь информационных цифровых технологий определили еще один наиболее важный ресурс — электронный документ.
Цифровая форма электронного документа фиксируется на электронном носителе с использованием программного обеспечения и вычислительно-технических средств. Созданная информация закрепляется в виде набора символов с целью сохранения и дальнейшего применения. Такой электронный ресурс будет доступен во времени и в пространстве для передачи, воспроизведения, копирования и получения по цифровым коммуникационным каналам связи.
Современная функциональность систем электронного документооборота определена рядом принципов, различающих его от принципов классического документооборота:
– сокращение сроков движения и выполнения операций;
– формирование единой нормативно-распорядительной базы в актуальном состоянии;
– наличие функции идентификации документа, позволяющей устранить информационные потери;
– применение атрибутных элементов системы позволяет контролировать документопотоки и принимать управленческие решения;
– снижение количества рутинных операций определено возможностью параллельного выполнения ввода данных.
Внедрение автоматизированной цифровой системы документооборота в бизнес-процессы компании, позволит улучшить производственно-сбытовую деятельность и достигнуть более высоких финансово-экономических показателей. Ключевые преимущества электронного документа определены тремя аспектами:
– производительность труда (наблюдается рост производительности труда от 25% до 50%);
– время (установлено максимальное до 75% сокращение времени при выполнении операций);
– затраты (определено высокое до 80% снижение расходов, за счёт эффективной организованной системы).
Электронно-цифровой документооборот позволяет решить много различных бизнес-задач:
– сокращение срока проведения сделок;
– быстрота отправки и получения документации;
– упрощение поиска документов и их хранения;
– доступность предоставления отчётности в государственные контролирующие структуры.
При помощи системы электронного документооборота документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск (рис. 1). | | |  | | Рис. 1. Этапы прохождения электронного документа в электронно-цифровую систему |
Вся осуществляемая работа с документами регламентируется рядом закрепленных общегосударственных нормативно-правовых актов. Так, стандарт ГОСТ Р 7.0.0.97–2016 распространяет свои права на организационно-распорядительные документы, состав их реквизитов и требования оформления. Данным стандартом установлены требования к бланкам с отображением Государственного герба Российской Федерации [6].
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует порядок возникающих отношений при:
– возникновении информации и движении информационных потоков;
– применении информационно-цифровых технологий;
– реализации права для поиска, получения и передачи информации;
– обеспечении информационной безопасности и защиты [1].
Регулирование и поддержание порядка работы с документами, которые содержат конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения), охраняется законом Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485–1 [2].
Особенности работы с электронными документами регулируются нормативно-правовыми актами.
Наиболее важным на сегодня является Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» [3]. Он обеспечивает контроль в сферах применения зарегистрированных электронных подписей, которые дают документам юридическую силу. Отсутствие электронной подписи при обмене различными документами или отчётностью с контрагентами и государственными контролирующими структурами будет нести только ознакомительный характер.
Не менее значимы по автоматизации документопотока следующие нормативно-правовые документы:
– статьи 93 и 169 Налогового кодекса РФ регулируют и обеспечивают контроль за своевременным представлением отчётности и документации в налоговую службу в электронном формате;
– в статьях 160 и 434 Гражданского кодекса РФ предусмотрены возможности электронного документооборота;
– статья 2 Федерального закона № 149-ФЗ от 27.07.2006 использует следующие основные понятия: информация, информационные технологии, информационные системы и другие. Так, дефиниция — «электронный документ» определено, как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» [1];
– статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 информирует о возможности ведения первичного учётного документооборота, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, закрепленного зарегистрированной закрытой электронной подписью [4].
Электронный документооборот страны регулируется и контролируется не только федеральными законами, но и при помощи множества приказов и постановлений.
Применение высокоточных информационных технологий электронного документооборота в Российской Федерации непрерывно растет и расширяется, поскольку в 2020 году ФНС представила Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, которую предложено ввести в действие к началу 2024 года.
Внедрение Концепции сконцентрировано на активизации систем электронного документопотока, с дальнейшим повышением качества оборота документации на базе высокотехнологичных решений и создания комфортных условий взаимодействия между хозяйствующими субъектами, в том числе и с государственными контролирующими структурами, что позволит установить и повысить доверие к высокотехнологичным цифровым технологиям, за счёт оптимизации и регулирования документопотока.
Система электронного документооборота — представляет собой автоматизированную расширенную структуру, обеспечивающую, регулирующую и сохраняющую общий процесс управления всей деятельностью организации с целью бесперебойного выполнения своих функций.
Средства криптографической защиты информации — это совокупность цифровых и программно-технологических устройств, осуществляющих обработку данных для обеспечения криптографической безопасности информации с её последующим сохранением и передачей. Стоит также отметить, что при использовании электронного документооборота необходимо сохранить юридическую силу. Как уже было отмечено, для устранения подобной проблемы предусмотрена зарегистрированная закрытая цифровая подпись. Зашифрованная средствами криптозащиты, электронная подпись, позволяет идентифицировать владельца зарегистрированного сертификата преобразованного ключа, защитить документы от подделки и установить отсутствие искаженной информации.
Высокий функционал автоматизированной структуры электронного документооборота очевиден как в долговременном эффекте, так и заметны в ежедневном их применении.
Преимущества системы электронного документооборота перед классическим документооборотом приведены в табл. 1.
Таблица 1
Преимущества системы электронного документооборота перед классическим документооборотом| Характеристика | Система электронного документооборота | Классический документооборот |
|---|
| Риски | Обеспечение размещения в централизованном хранилище (документ будет учтён и каталогизирован)
Автоматическое архивирование данных
Система ограничения доступа пользователей к документам
Исключен риск подделки документа, так как система электронного документооборота позволяет сохранить историю изменения документов
Эффективный поиск данных
Организация электронного архива с безопасным уничтожением и сохранением информации | Потеря документов
Трудоёмкое архивное хранение документов.
Сохранение конфиденциальности
Сложность поиска документов в архиве
Подделка документов
Увеличение накладных расходов по безопасному уничтожению документов | | Устранение ошибок | Простота и удобство редактирования документа
Точный документооборот | Потеря времени и ресурсов при корректировке документации | | Оперативность | Повышение активности документооборота
Сокращение сроков работы
Улучшение качества бизнес-процессов | Сниженный темп работы
Множество лишних действий при работе с документами | | Экономический эффект | Экономия ресурсов | Увеличенные расходы на бумагу, корреспонденцию и другие расходные материалы | | Стратегические преимущества | Конкурентоспособность на рынке
Повышение исполнительской дисциплины
Рост качества управленческих решений (наличие актуальных данных) | Ригидность управленцев и кадров |
Источник: разработка авторов.
Стоит выделить и недостатки в применении электронного документопотока: повреждение электронного носителя и, как следствие, вероятность повреждения документа и потеря доступа к документам, высокая стоимость внедрения и поддержания платформ электронного документооборота, сложность адаптации сотрудников старшего возраста, необходимость установки средств криптографической защиты, позволяющих обеспечить информационную безопасность. Они используются для доверенного хранения документов, передачи информации, в том числе при взаимодействии с банковскими и государственными информационными системами.
Приказом Минкомсвязи РФ № 221 от 02.09.2011 утверждены требования, которые определяют порядок организации и функционирования цифровых систем автоматизации делопроизводства и документопотоков в компаниях.
Очевидно, что цифровые технологии, достигнувшие сферы информационного документооборота, облегчают и ускоряют рабочие процессы. В качестве сравнения ключевых элементов трудоёмкости выполнения операций отражено в табл.2.
В табл. 2 показано, что время выполняемых операций электронного документа значительно сокращено по сравнению со временем обработки классического документа.
Таблица 2
Сопоставление характеристик классического и электронного документооборота| Выполняемая операция | Среднее время обработки |
|---|
классический
документ | электронный
документ |
|---|
| Регистрация документа | 5 мин. | 1 мин. | | Тиражирование документа | от 5 мин. | 1 мин. | | Поиск документа | от 8 до 30 мин. | 2 мин. | | Доставка до исполнителя | от 20 мин. до 2 дней | 2 мин. | | Формирование отчётности | от 30 мин. — несколько дней | 10 мин. | | Согласование документа | от 4 часов | 30 мин. |
Источник: разработка авторов.
Так, действия по регистрации и тиражированию документа сокращены до 1 минуты, поиск документа производится в среднем на 6 минут быстрее, формирование отчётности осуществляется на 20 минут быстрее. Отличительные преимущества внедрения электронно-цифровой системы оборота документов бесспорны и очень значительны.
Использование системы электронного документооборота положительно отразится не только на оптимизации бизнес-процессов деятельности компании, но и приведёт к модификации существующей корпоративной культуры с дальнейшим возникновением эффективных профессиональных межличностных коммуникаций, с улучшением морального климата и уровня удовлетворенности сотрудниками своей работы и достигнутых результатов. |
| |
|
|
